Gestión de proyectos - Personalidades Fuertes e Intereses Contrapuestos (¡Socorro: PM Atrapado entre Altos Ejecutivos!)
- Eduardo Brito V.
- 13 nov 2024
- 3 Min. de lectura
Escrito por: Eduardo Brito V.
Mi experiencia profesional me ha llevado a enfrentar situaciones complejas, pero pocas son tan desafiantes como mediar entre altos ejecutivos con visiones y prioridades distintas. Para quienes ejercemos la gestión de proyectos corporativos —una de las varias funciones críticas del Facility Management—, este escenario es habitual y exige habilidades estratégicas y diplomáticas de alto nivel.
Los altos ejecutivos, por naturaleza, tienden a defender los objetivos de sus áreas sobre los de la organización en su conjunto. Aunque parezca paradójico, es más común de lo que se piensa. Un Project Manager pronto nota cómo el responsable de finanzas tiende a ajustar cada solicitud a la baja, mientras que otros líderes de área defienden con fervor sus necesidades, enfatizando los impactos de cualquier recorte presupuestario. A veces, incluso, responsabilizan al PM de los posibles incumplimientos futuros. Cada área tiene sus razones, desde presupuestos hasta necesidades de espacio físico —como oficinas privadas para proteger la confidencialidad—, pero los recursos siempre son finitos.
Tener estándares claros de uso de espacio y recursos ayuda a agilizar estas discusiones, pero en ausencia de lineamientos específicos, el Project Manager puede encontrarse atrapado en un mar de argumentos “justificados” que, aunque comprensibles, pueden parecer irracionales desde una perspectiva organizacional más amplia.
Los desafíos se multiplican cuando el PM entra a la fase de ejecución sin definiciones claras de alcance, con un presupuesto preliminar y sin una estructura de gobierno bien establecida. En estas situaciones, donde los intereses contrapuestos ya han encendido una “lucha campal” entre ejecutivos, el reto del PM es mantener el proyecto en curso mientras calma las aguas.
¿Cómo salir de esto?
Corregirlo: Si ya se ha desatado una disputa de necesidades en un contexto de recursos limitados, es crucial involucrar al líder. Este, generalmente el supervisor de los stakeholders en conflicto, debe ser consciente de la situación y empoderar al PM o designar a alguien para resolver los requerimientos. Sin este respaldo, el PM podría enfrentar dificultades, cuestionamientos y una posible pérdida de legitimidad.
Con el alcance del proyecto bien definido, acuerdos formales de todas las partes y un sistema eficiente de control de cambios, el proyecto debería avanzar de manera más alineada. No será una travesía sencilla, pero permitirá que el equipo funcione con menos fricciones.
Prevenirlo: La clave está en seguir los pasos recomendados por la metodología de gestión de proyectos. Comienza con un Project Charter claro y un adecuado levantamiento de stakeholders. Esto allana el camino hacia un Project Management Plan que, en detalle, complemente el Business Case y establezca las bases necesarias para dar el GO al proyecto. El sistema de control de cambios también debe estar claramente definido en el Project Management Plan.
Indudablemente contar con objetivos claros, políticas, procesos y procedimientos para administrar proyectos y una serie de estándares, hace todo más fácil.
Empoderamiento del PM: Este respaldo es esencial y debe venir del líder. El PM deberá comunicar decisiones difíciles a ejecutivos con posiciones superiores, y sin un respaldo sólido, esta tarea se torna compleja.
Competencias clave del Project Manager
Para desempeñar este rol con éxito, el PM debe contar con un equilibrio entre competencias técnicas y habilidades adaptativas:
Competencias Técnicas
Gestión de Proyectos
Planificación y Programación
Gestión de Riesgos
Control de Costos
Gestión de la Calidad
Gestión de Recursos
Conocimiento de la Industria
Manejo de Herramientas de Gestión
Competencias Adaptativas (Habilidades Blandas)
Liderazgo y Motivación
Comunicación Efectiva
Negociación
Resolución de Problemas
Adaptabilidad y Flexibilidad
Pensamiento Crítico y Toma de Decisiones
Inteligencia Emocional
Gestión de Conflictos
Coaching y Mentoring
Este artículo está dirigido a quienes han tenido que navegar entre altos ejecutivos y a aquellos que pronto enfrentarán esta realidad. ¡Que estas ideas les sirvan como guía y respaldo en su gestión!,
Coméntame tu experiencia o consejos complementarios, siempre es bueno ver las cosas desde otra perspectiva.
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